§ 1
Użyte w regulaminie określenia oznaczają:
1. Biuro – Jokl Plus spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Nowym Targu, adres do korespondencji 34-400 Nowy Targ ul. Św. Anny 12, NIP 7352856979.
2. Zlecający – podmiot na rzecz, którego świadczona jest usługa
3. Abonament – pakiet czynności wykonywanych odpłatnie przez Biuro na rzecz Zlecającego.
4. Cennik – tabela opłat zawierająca ceny abonamentów oraz ceny czynności dodatkowych. Aktualny cennik dostępny jest na stronie internetowej Biura.
5. Czynności dodatkowe – czynności wykonywane przez Biuro nie wchodzące w skład abonamentu.
6. Dokument księgowy – każdy dowód źródłowy dokumentujący przeprowadzoną operację gospodarczą, w szczególności: faktura, okresowy raport fiskalny, dokumenty kasowe, dowody wewnętrzne, listy płac, umowy, wyciągi bankowe.
7. Forma elektroniczna – oznacza składanie oświadczeń i prowadzenie pozostałej korespondencji za pośrednictwem założonego konta.
8. Księga – oznacza ewidencję księgową w postaci ksiąg rachunkowych lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów.
9. Jednolity plik kontrolny – elektroniczny zbiór danych pogrupowanych w określone struktury i ułożonych w odpowiedniej kolejności i formie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie.
10. Okres rozliczeniowy – miesiąc kalendarzowy podlegający ujęciu w księdze.
11. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych).
§ 2
Zlecający zleca prowadzenie, a Biuro przyjmuje do prowadzenia księgę, przeznaczoną do ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w ramach działalności prowadzonej przez Zlecającego.
§ 3
W ramach niniejszej usługi, w zależności od wybranego przez Zlecającego abonamentu, Biuro zobowiązuje się do:
1. Prowadzenia Księgi z należytą starannością, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa i na podstawie otrzymywanych od Zlecającego dokumentów księgowych oraz innych informacji. Księga prowadzona jest w formie elektronicznej. Dysponentem Księgi w trakcie wykonywaniu usługi jest Biuro.
2. Zachowania w tajemnicy wszystkich okoliczności, o których dowiedziało się w związku z wykonywaniem usługi, chyba że Zlecający zwolni je z tego obowiązku lub gdy ujawnienie ich jest wymagane przez stosowne przepisy prawa, w szczególności w razie żądań uprawnionych organów administracji państwowej.
3. Przekazywania księgi w ramach jednolitego pliku kontrolnego na każde żądanie organu podatkowego. Zakres informacji przekazywanych przez Biuro ograniczony jest do danych wynikających z prowadzonej księgi i nie obejmuje pozostałych struktur wchodzących w skład jednolitego pliku kontrolnego. Zakres danych może zostać rozszerzony o
inne struktury jednolitego pliku kontrolnego o ile Zlecający zleci Biuru prowadzenie odpowiednich ewidencji w ramach czynności dodatkowych.
4. Dokonania na rzecz Zlecającego zapisów księgowych odpowiadających poszczególnym zdarzeniom gospodarczym na podstawie dostarczonej przez Zlecającego dokumentacji lub innych informacji udzielonych przez Zlecającego.
5. W oparciu o dokonane zapisy księgowe, do 20-go dnia miesiąca ustalenia wysokości miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób prawnych lub do 20-go dnia miesiąca następującego po kwartale którego dotyczy rozliczenie ustalenia wysokości kwartalnych zaliczek na podatek dochodowy od osób prawnych.
§ 4
Przy wykonywaniu usługi Biuro jest upoważnione do współdziałania ze współpracownikami oraz może zlecić wykonanie poszczególnych obowiązków innym podmiotom.
§ 5
Termin określony w § 5 pkt 4 może zostać wydłużony w przypadku, gdy dokumenty księgowe zostaną przez Zlecającego dostarczone po terminie lub wymagać będą dodatkowych uzupełnień i wyjaśnień do prawidłowego ujęcia ich w księdze.
§ 6
Prowadzenie ksiąg oraz prowadzenie rozliczeń w zakresie podatku VAT nie obejmuje w szczególności:
1. Dokonywania rozliczeń z tytułu podatku o którym mowa w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych lub art. 29 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (podatek u źródła).
2. Identyfikowania transakcji oraz sporządzania dokumentacji o której mowa w art. 9a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i art. 25a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (transakcje z podmiotami powiązanymi i podmiotami mającymi siedzibę w kraju stosującym szkodliwą konkurencje podatkową).
3. Określania prawa do zastosowania obniżonej stawki podatku, o której mowa w art. 19 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz identyfikowania momentu utraty tego prawa.
4. Rozliczenia podatku o którym mowa w art. 24.b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (podatek od przychodów z budynków).
5. Rozliczeń z tytułu innych zobowiązań podatkowych, w tym z tytułu: podatku od czynności cywilno prawnych, podatku od nieruchomości, cła, akcyzy, opłat środowiskowych.
§ 7
Czynności wymienione w § 6 mogą być wykonywane na rzecz Zlecającego na podstawie odrębnej umowy.
§ 8
Zlecając Biuru prowadzenie księgi, Zlecający zobowiązuje się do:
1. Właściwego pod względem formalnym i zgodnego ze stanem faktycznym dokumentowania wszystkich operacji gospodarczych podlegających wpisowi do Księgi.
2. Dostarczania do Biura wszelkich, kompletnych, sprawdzonych pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym dokumentów, wyłącznie związanych z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, stanowiących podstawę wpisów do Księgi nie później niż do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego te dokumenty dotyczą oraz opisywania dostarczonych dokumentów w sposób umożliwiający ich właściwe zakwalifikowanie w Księdze.
3. Przeprowadzania inwentaryzacji składników majątku z częstotliwością i w sposób określony przepisami prawa.
4. Informowania Biura, nie później jednak niż w dniu dostarczenia dokumentów o wszelkich zdarzeniach mogących mieć wpływ na prowadzenie Księgi i ewidencji VAT oraz wynikających z nich kwot zaliczek i podatku do zapłaty. Informacja taka powinna mieć formę pisemną.
5. Niezwłocznego uzupełniania braków w dostarczonej dokumentacji i stosowania się do zaleceń Biura.
6. Kontroli przekazanej do księgowania dokumentacji z zapisami w księdze, sprawdzenia zgodności otrzymanych list płac i rachunków do umów cywilnoprawnych ze stanem faktycznym i zgłaszania wszelkich rozbieżności w tym zakresie, nie rzadziej niż raz na miesiąc. Wszelkie rozbieżności, braki lub nieprawidłowe wpisy Zlecający zobowiązany jest zgłosić do Biura nie później niż do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym sporządzono rozliczenie. W przypadku braku zgłoszenia przyjmuje się iż Zlecający potwierdza kompletność dokonanych w Księdze zapisów i ich związek z przeprowadzonymi operacjami gospodarczymi.
§ 9
1. W ramach usługi Zlecający dokonuje wyboru jednego z wariantów abonamentu. Wybór dokonany przez Zlecającego obowiązuje przez cały okres umowy.
2. Zlecający może dokonać zmiany abonamentu poprzez funkcję zmiany abonamentu w panelu klienta. Zmiana obowiązuje począwszy od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu w którym dokonano zmiany.
3 Zlecający może zlecić a Biuro może przyjąć zlecenie wykonania czynności dodatkowych. Zlecenie wykonania czynności dodatkowych odbywa się na podstawie dyspozycji Zlecającego wyrażonej w formie pisemnej. Opłata za wykonanie czynności dodatkowych naliczana jest na podstawie aktualnie obowiązującego cennika.
§ 10
1. Główną formą kontaktu i wymiany dokumentów pomiędzy Zlecającym a Biurem jest forma elektroniczna, która odbywa się za pomocą panelu klienta.
2. Dokumenty stanowiące podstawę wpisów w prowadzonych księgach i ewidencjach oraz związane z realizacją usługi, Zlecający jest zobowiązany przekazywać w formie zgodnej z wybranym abonamentem.
3. Wszelkie oryginały dokumentów dotyczące prowadzonej przez Zlecającego działalności gospodarczej przechowywane są przez Zlecającego.
§11
1. Przez cały okres świadczenia usługi Biuro zobowiązane jest do posiadania ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania czynności prowadzenia ksiąg rachunkowych.
2. Całkowita odpowiedzialność Biura za wyrządzone szkody będące wynikiem niewykonania lub nienależytego wykonania czynności ograniczona jest do kwoty 10000 euro
§12
Biuro ponosi odpowiedzialność wyłącznie za działanie lub zaniechanie stanowiące niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi będące wynikiem winy umyślnej
§13
Biuro nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z naruszenia przez Zlecającego obowiązków wynikających z niniejszego regulaminu, także w przypadku, gdy naruszenie nie było wynikiem umyślnego działania Zlecającego.
§14
Biuro nie ponosi odpowiedzialności jeśli dokona wpisów w księdze na podstawie wadliwych, przerobionych, podrobionych czy też niekompletnych dokumentów dostarczonych przez Zlecającego.
§15
Odpowiedzialność Biura jest wyłączona, jeśli Biuro nie miało wpływu na zaistniałe okoliczności, które doprowadziły do szkody, ani za szkody, które wynikły z okoliczności, których nie mogło przewidzieć przy zachowaniu należytej staranności
§16
Opłaty za abonament naliczane są w okresach miesięcznych.
§17
Zlecający zobowiązany jest do zapłaty należnych na rzecz Biura opłat na podstawie otrzymanej faktury. Zlecający wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.
§18
1. Świadczenie usługi zostaje zawieszone przez Biuro w przypadku nieuregulowania przez Zlecającego całości lub części należnych na rzecz Biura opłat w obowiązującym terminie. Biuro może odstąpić od zawieszenia świadczenia usługi na umotywowany wniosek Zlecającego. Po ustaniu przyczyn zawieszenia Biuro wznawia zawieszoną współpracę. Zawieszenie i wznowienie świadczenia usług w tym trybie nie wymaga powiadamiania Zlecającego
2. W trakcie zawieszenia świadczenia usługi Biuro wstrzymuje wykonywanie na rzecz Zlecającego wszelkich czynności objętych regulaminem.
§19
1. Rezygnacja przez Zlecającego z dalszego świadczenia usług księgowych przez Biuro wymaga formy pisemnej złożonej za pośrednictwem panelu klienta.
2. Zakończenie świadczenia usług księgowych następuje z końcem okresu rozliczeniowego następującego po okresie rozliczeniowym, w którym została złożona rezygnacja.
§20
1. Zakończenie świadczenia usług księgowych powoduje utratę dostępu przez Zlecającego do panelu klienta.
2. Całkowite usunięcie konta i danych księgowych Zlecającego następuje po upływie 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
3. Okres określony w punkcie 2 związany jest z przedawnieniem zobowiązania podatkowego określonego w ustawie Ordynacja podatkowa.
§21
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
2. Sądem właściwym do rozstrzygania sporów związanych z wykonywaniem usługi jest sąd właściwy miejscowo i rzeczowo dla siedziby Biura.
§22
1. Biuro uprawnione jest do przetwarzania powierzonych mu danych osobowych wyłącznie w celu wykonania zobowiązań wynikających w związku ze świadczeniem usług księgowych. Biuro zapewnia o działaniu w zgodzie z RODO oraz innymi powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi.
2. Biuro jest uprawnione do wykonywania na powierzonych mu do przetwarzania danych osobowych wszelkich zautomatyzowanych lub nie zautomatyzowanych operacji przetwarzania uzasadnionych i niezbędnych dla realizacji czynności objętych świadczeniem usług księgowych w szczególności ich przechowywania, przesyłania przez publiczną sieć łączności internetowej, modyfikowania i udostępniania.
3. Dane osobowe przechowywane są w infrastrukturze Biura oraz w infrastrukturze podmiotów trzecich.
4.Biuro jest uprawnione do korzystania z usług i infrastruktury podmiotów trzecich w trakcie realizacji przetwarzania danych osobowych, przy zachowaniu warunków dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z przepisami RODO.